采购订单创建与变更知识

一、前置条件

采购订单必须由已审批通过的采购申请生成，不允许无申请直接建单。

二、创建步骤

1. 进入 采购管理 → 采购订单 → 新增。
2. 选择来源采购申请单，系统自动带出物料明细。
3. 核对供应商、含税单价、税率、交货日期与收货仓库。
4. 填写付款条件（预付款比例、账期）。
5. 提交审批，审批通过后订单状态变为「已下达」。

三、订单变更

• 数量、单价变更需重新走审批；
• 仅交期变更且不超原交期 7 天的，可由采购主管直接确认；
• 已收货的订单行不允许再变更数量。

注意：订单下达后请及时发送给供应商，系统会在交货日前 3 天自动提醒跟进。

供应商档案维护指南

一、供应商准入流程

1. 采购员在 采购管理 → 供应商管理 提交准入申请。
2. 上传营业执照、开户许可证、资质证明附件。
3. 由采购主管与财务分别审核资质与结算信息。
4. 审核通过后生成供应商编码，状态置为「合格供应商」。

二、关键字段

三、黑名单管理

存在重大质量事故或严重违约的供应商，可由采购主管加入黑名单，加入后无法再创建采购订单。

注意：银行账号变更属于高风险操作，需财务二次复核并留存变更依据。

采购收货与入库操作知识

一、操作顺序

到货登记 → 质检 → 入库过账，三步不可颠倒。未质检的物料不允许入库。

二、详细步骤

1. 到货登记：选择采购订单，录入实际到货数量与批次号。
2. 质检：质检员录入合格数量、不合格数量与不合格原因。
3. 入库过账：确认收货仓库与库位，提交后库存实时增加。
4. 系统自动生成暂估应付凭证，待发票到达后做发票匹配。

三、常见问题

• 实际到货多于订单数量？超出部分会挂起，需采购确认后处理。
• 质检不合格如何处理？选择「让步接收」或「退货」，退货走采购退货流程。

注意：入库过账后库存不可直接修改，纠错需通过「库存调整单」并说明原因。

采购退货处理流程

一、适用场景

• 质检判定不合格且供应商同意退货；
• 错发、漏发导致需要退回；
• 采购订单取消产生的退货。

二、操作步骤

1. 进入 采购管理 → 采购退货 → 新增，选择原入库单。
2. 填写退货数量与退货原因，选择退回方式（供应商自提 / 我方配送）。
3. 提交审批后执行出库，库存自动回冲。
4. 通知供应商并跟进红字发票，由财务完成账务冲销。

注意：退货必须在入库后 30 天内发起，超期需采购主管特批。

采购申请提交操作知识

一、功能说明

采购申请（PR）是采购业务的起点，各部门通过 ERP 提交采购申请，经审批后进入采购订单环节。

二、操作步骤

1. 进入 采购管理 → 采购申请，点击「新建申请」。
2. 选择申请部门、预算科目与期望到货日期。
3. 在明细行添加物料：点击「添加行」，输入物料编码、数量、单价。
4. 上传附件（报价单、技术规格书等）。
5. 点击「提交审批」。

三、注意事项

• 单笔金额超过 10 万元的申请需额外走一级审批。
• 提交后如需修改，须先撤回再编辑。

四、常见问题

• 审批人未收到消息？

请检查审批流配置中的通知开关，或在消息中心手动重发。